4 règles pour rédiger des courriels

Dans des articles précédents, nous avons vu quelques astuces pour gérer sa boîte mail. Mais il faut aussi bien les rédiger pour être efficace.

Il faut être concis et précis. Un courriel trop long ou confus va entraîner soit une mauvaise lecture voire une non-lecture !
Chaque ligne d'un courriel doit être utile. Même les bonnes blagues sont les plus courtes !
Alors comment faire ?

1. Soignez le sujet de votre courriel
   
   Avant d'ouvrir un courriel, on regarde qui l'envoie et le sujet. Ce dernier doit être clair. Trouvez soit un titre accrocheur, qui va susciter la curiosité soit un titre spécifique, concret qui permettra au destinataire de savoir tout de suite pourquoi vous le contacter.
   
2. Limitez votre message à un thème
   
   Avant de rédiger votre mail, essayer de le résumer en une phrase.
   Trouvez la raison essentielle et exprimez la en quelques mots.
   Limitez votre message à 4 ou 5 phrases. Vous aurez plus de chance d'obtenir une réponse !
   N'oubliez pas que votre destinataire est comme vous : il reçoit de nombreux mails et n'a que peu de temps pour y répondre.
   
3. Limitez vos questions
   Pour les mêmes raisons, limitez vos questions.
   Au-delà de deux questions, préférez un appel téléphonique !
   
4. Appelez à agir
   Si on attend d'une personne une action, il faut lui dire quoi et comment faire. Il ne suffit pas de décrire un problème pour que votre destinataire comprenne ce que vous attendez de lui.
   Pensez à exprimer votre attente par une question !

Oui, mais si j'ai de donner plus de détails ?

Et bien, il faut garder les mêmes règles en classant par thème. Utilisez les titres et les caractères gras. Numérotez vos sujets. 

Vous pouvez aussi inviter à lire un document joint ou à compléter un document collaboratif.