Les 4 astuces pour mieux gérer ses mails

Toujours dans l'optique de ne pas se laisser envahir par les mails, voici quatre astuces utiles :
- Inversez l’affichage de vos mails
- Gardez votre boîte de réception vide
- Consacrez au maximum 1h/jour à vos mails
- Informez vos collaborateurs et vos personnels

1- Inversez l'affichage de vos mails

Inversez le tri de vos mails permet d'afficher les mails anciens au sommet et les mails récents tout en bas de votre boîte de réception.
Ainsi vous respectez vos interlocuteurs. Vous déshabituez les gens d’avoir des réponses immédiates et ils s’habitueront à trouver des solutions sans vous, ce qui vous permettra de vous concentrer davantage sur vos priorités. Vous ne prendrez jamais de retard important dans le traitement de vos mails, car les mails anciens seront toujours traités avant les nouvelles tâches.

2- Gardez votre boîte de réception vide

Retrounez voir l'article sur les 4 actions indispensables sur la boîte mail. 

- supprimer
- archiver
- répondre
- plannifier

3- Consacrez au maximum 1h/jour à vos mails

Voici une stratégie proposée par Thomas Jacobsen

"À votre arrivée au bureau : focalisez votre énergie sur vos priorités et n’ouvrez pas votre messagerie électronique.

Après avoir consacré votre première heure à votre projet prioritaire : prenez 30 minutes pour trier les nouveaux mails [...]

2h avant de quitter le bureau : prenez 30 minutes pour traiter les mails.

Vous pourrez ainsi vous focaliser sur l’exécution de vos tâches importantes tout le reste de la journée sans être interrompu toutes les 5 minutes.

4- Communiquez votre changement

Expliquez à votre entourage professionnel votre nouvelle façon de gérer les mails. Définissez ce que veut dire un cas d'urgence et donnez un autre moyen de vous contacter (SMS,...) en cas d'urgence.

Ainsi  vous vous libérerez d'un certains nombre de mails inutiles.